Cara Rapat Online
Cara Rapat Online. Apa itu Kantor Hibrida? Sebelum kita masuk ke definisi rapat hybrid, kita perlu tahu apa itu kantor hybrid. Kantor hybrid adalah pengaturan perusahaan di mana manajer atau karyawan terkadang bekerja secara fisik di kantor atau terkadang bekerja dari jarak jauh.
Pendekatan hybrid office saat ini sedang booming karena adanya perubahan sistem kerja di masa pandemi yang memberlakukan sistem WFH. Definisi Rapat Hibrid Saat tempat kerja berkembang dan tim tersebar di berbagai lokasi, rapat hibrid adalah solusi untuk memastikan kolaborasi dan pengambilan keputusan tidak berhenti.
Pertemuan hybrid adalah pertemuan yang diadakan dengan menggabungkan peserta dengan lokasi fisik yang berbeda. Ini termasuk peserta di tempat yang sama (offline) atau melalui panggilan konferensi atau konferensi web (online).
Rapat hybrid mencakup kombinasi rapat antara peserta tatap muka yang hadir secara fisik di tempat rapat diadakan, dan peserta jarak jauh yang bergabung dalam rapat melalui platform rapat virtual.
Keunggulan Hybrid Meeting Di era perkantoran pasca COVID, kesehatan dan keselamatan menjadi prioritas bagi seluruh karyawan. Seperti disebutkan di atas, kantor hybrid meminimalkan jumlah orang yang hadir secara fisik di perusahaan, di mana rapat hybrid diterapkan untuk rapat itu sendiri.
Membatasi jumlah orang di ruang rapat melalui rapat hybrid mengatasi masalah social distancing yang menjadi parameter penting dalam pencegahan penularan virus. Keharusan masuk kantor hanya untuk satu meeting atau pertemuan sangat memakan waktu dan mengakibatkan perjalanan menjadi sia-sia.
Hybrid meeting memberikan opsi bagi karyawan untuk tetap berada di rumah sambil tetap aktif berkolaborasi dan bertemu dengan rekan kerja lainnya Hybrid meeting memberikan efisiensi waktu dengan menghilangkan waktu tempuh, yang kemudian dapat mengurangi jejak karbon akibat berkendara.
Tips dan Trik Mengelola Hybrid Meeting yang Baik Kebijakan WFH (Work From Home) mengharuskan banyak perusahaan untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja remote.
Perubahan ruang kantor tradisional atau fisik menjadi kantor hybrid selama pandemi telah menyebabkan perubahan drastis dalam cara orang atau pekerja bertemu. Pergeseran tempat kerja ini menyebabkan perubahan dalam kolaborasi dan komunikasi tim dengan campuran peserta rapat di tempat dan peserta rapat jarak jauh, juga dikenal sebagai rapat hybrid.
Apa itu pertemuan hybrid? Bisakah pertemuan hybrid mempertahankan kerja tim dan komunikasi selama pandemi ini?
Lihat blog ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang rapat hybrid.
Cara Menjalankan Hybrid Meeting yang Baik Ada 8 tips untuk membantu Anda mengelola rapat hybrid dengan baik, yaitu:
Baca Juga
- Strategy ETF atau BITX dari Volatility Shares sebagai ETF kripto leverage pertama di AS
- Lonjakan mayoritas harga aset kripto
- Coinex Menyelesaikan Dengan Jaksa Agung NY, Membayar Denda $1,7 juta; Mengumumkan Keluar dari Pasar AS
- Tidak Bisa Withdraw! Member Aplikasi Wpone Diminta Top Up Rp 800 Ribu Agar Bisa WD, Penipuankah?
- Aplikasi Wpone Hilang dari Playstore, Apakah tidak ada Aplikasi Pengganti?
1. Tingkatkan Pemutaran Audio Audio yang baik dalam rapat merupakan hal yang sangat penting yang harus diperhatikan, terutama dalam rapat dengan peserta jarak jauh. Untuk menghindari audio yang buruk, pastikan ruang rapat dilengkapi dengan mikrofon berkualitas tinggi yang memungkinkan peserta jarak jauh mendengar dengan jelas. Jika rapat atau pertemuan diadakan di hotel atau ruang pertemuan sementara lainnya dan beberapa mikrofon saja tidak cukup, Anda dapat mempertimbangkan untuk meminta peserta tatap muka untuk memberikan mikrofon genggam sebelum berbicara.
2. Telusuri Perkembangan Teknologi Penggunaan teknologi video conference yang memungkinkan pertemuan secara virtual melalui komputer dan ponsel semakin meningkat sejak era pandemi memberlakukan sistem WFH. Anda harus menyelidiki perkembangan teknologi apa yang mungkin dapat diakses untuk menjadikan pengalaman tim Anda dalam rapat hybrid lebih imersif dan autentik. Penyedia platform konferensi video banyak berinvestasi untuk menjalankan rapat hybrid dengan lebih baik. Penyedia ini memperkenalkan banyak fitur baru untuk meningkatkan komunikasi tatap muka antara peserta tatap muka dan peserta jarak jauh.
3. Pertimbangkan Video dari Perspektif Peserta Jarak Jauh Dalam merencanakan rapat, Anda harus mempertimbangkan apa yang dilihat peserta jarak jauh agar mereka dapat terlibat sepenuhnya. Peserta jarak jauh harus dapat melihat wajah peserta tatap muka, presentasi yang dibagikan, dokumen fisik yang dibagikan, konten yang dihasilkan selama rapat di papan tulis atau flipchart, dll.
4. Memberi peserta jarak jauh kehadiran yang lebih besar di ruangan adalah cara lain untuk memberi peserta jarak jauh kedudukan yang setara dalam rapat. Hal ini dapat dilakukan dengan menampilkan panel peserta jarak jauh "seukuran" selama rapat menggunakan layar utama di tengah, dan dapat ditambah dengan dua monitor besar tambahan dengan satu di setiap sisi ruangan. Jika memungkinkan, suara peserta jarak jauh harus berasal dari monitor yang sama dengan wajah mereka. Ini telah terbukti membantu peserta tatap muka menerima kolega jarak jauh mereka sebagai peserta penuh dan memberikan pengingat terus-menerus untuk menyertakan mereka dalam percakapan.
5. Uji dulu teknologi yang Anda gunakan Sebelum rapat dimulai, uji penyiapan audio-visual untuk peserta tatap muka dan jarak jauh. Hal ini sangat penting karena kerusakan audio atau video dapat merusak momentum rapat, dan waktu akan terbuang sia-sia untuk memperbaiki kerusakan tersebut. Anda dapat menjadwalkan sesi latihan satu lawan satu selama 10-15 menit agar peserta jarak jauh merasa nyaman dengan apa yang akan mereka lihat dan dengar selama rapat, serta meninjau perangkat lunak apa pun yang mungkin diminta untuk digunakan.
6. Rancangan Rapat Untuk Semua Peserta Pertimbangkan dan tinjau setiap kegiatan yang berfokus secara khusus pada bagaimana peserta jarak jauh akan terlibat, dan alat dan teknik apa yang dapat digunakan untuk memaksimalkan interaksi mereka dengan peserta tatap muka, baik secara digital maupun lainnya. Jika desain rapat mengharuskan peserta tatap muka untuk menempatkan titik atau tempel di bagan dinding, Anda dapat menggunakan webcam untuk memungkinkan peserta jarak jauh membaca tanggapan kolega mereka sebelum menempatkan tanggapan mereka sendiri, seolah-olah mereka hadir secara fisik.
Misalnya, Google Meet Premium menyediakan fitur Polling yang memungkinkan hasil polling secara real-time dalam rapat. Setelah polling dilakukan, fasilitator kemudian akan menerima email hasil polling secara otomatis yang dapat digunakan sebagai laporan berisi nama dan jawaban setiap peserta. Hal ini memungkinkan peserta jarak jauh berada pada posisi yang sama dengan peserta tatap muka, daripada metode unjuk tangan atau mengandalkan umpan balik verbal.
7. Fasilitasi yang Kuat Mengelola rapat hybrid lebih sulit daripada mengelola rapat yang semua pesertanya hadir secara tatap muka atau secara keseluruhan melalui platform konferensi video. Dalam rapat hybrid, perlu menunjuk seorang peserta rapat untuk ditugaskan sebagai fasilitator yang bertugas membimbing dan menjaga agar pembicaraan tetap pada jalurnya. Fasilitator ini harus dapat melibatkan peserta jarak jauh agar mereka tetap terlibat dan memastikan suara mereka didengar, dan tidak diinterupsi.
Meski tak bisa dipungkiri, peserta pertemuan tatap muka akan mendominasi pembicaraan. Terkadang fasilitator mungkin perlu memanggil peserta secara langsung atau jarak jauh untuk memastikan bahwa semua suara didengar.
8. Berikan "item" Dalam Kamar kepada Setiap Peserta Jarak Jauh Tampilan kamera yang terhalang, mikrofon yang tidak berfungsi, kebutuhan untuk mengingatkan peserta untuk angkat bicara, adalah beberapa contoh kemungkinan batasan bagi peserta rapat jarak jauh yang terkadang mengharuskan mereka untuk secara fisik hadir di ruangan.
Salah satu solusi dari permasalahan di atas adalah dengan menggunakan “in-room item”, yaitu seorang staf atau sesama peserta rapat yang secara fisik dapat hadir di ruang rapat sesuai kebutuhan. Avatar dalam ruangan ini memiliki jalur komunikasi pribadi dengan peserta jarak jauh yang selalu tersedia selama rapat, baik melalui teks, obrolan, atau telepon. Solusi ini dapat membantu peserta jarak jauh untuk menghilangkan perasaan terasing atau jarak dari peserta tatap muka lainnya.
Google Workspace, Aplikasi Komunikasi dan Kolaborasi Terbaik Untuk Perusahaan Anda Mengadakan rapat secara online bisa menjadi tantangan yang cukup sulit dihadapi oleh moderator rapat.
Google Workspace bisa menjadi solusi terbaik untuk mengadakan konferensi video dengan aman dan mudah. Salah satu keuntungan yang bisa didapatkan dengan berlangganan Google Workspace Anda akan mendapatkan akses Google Meet versi premium yang memungkinkan Anda mengadakan rapat online.
