7 Langkah untuk Mengelola Sumber Daya Digital Anda
7 Langkah untuk Mengelola Sumber Daya Digital Anda
Diperkirakan 80% bisnis sedang atau telah memulai upaya digitalisasi, dan sebagian besar bisnis baru memulai dengan digitalisasi.
Namun, meski digitalisasi mengurangi biaya dan menghasilkan keuntungan langsung bagi 84% organisasi yang terlibat, digitalisasi menimbulkan komplikasi baru seperti manajemen aset digital, keamanan, server, dan masalah teknis seperti bandwidth. Membuat manajemen sumber daya digital dapat memakan biaya dan waktu, tetapi gagal melakukannya akan membuat bisnis Anda lebih mahal.
Jika organisasi Anda sedang dalam proses atau hampir melakukan digitalisasi, sudah menggunakan sumber daya digital dan memerlukan peningkatan, atau ingin memindahkan sumber daya digital ke titik di mana Anda dapat menskalakan, daftar periksa 7 langkah untuk mengelola sumber daya digital Anda ini akan membantu. Yang penting, jika organisasi Anda cukup besar, kemungkinan besar Anda hanya dapat berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen aset digital, yang berfungsi untuk menangani sebagian besar aspek non-teknis manajemen sumber daya digital.
1).Mengintegrasikan Manajemen Akses Pengguna Manajemen akses pengguna memungkinkan Anda menentukan siapa yang dapat mengakses file mana dan kapan. Ini penting untuk organisasi mana pun dengan masalah kepatuhan atau keamanan. Laporan Risiko Data Global 2019 dari Varonis memperkirakan bahwa hanya 5% file dan folder bisnis yang aksesnya dibatasi. Kebanyakan orang hanya membutuhkan akses ke file dan folder yang relevan dengan pekerjaan mereka. Manajemen akses memungkinkan organisasi Anda mengintegrasikan kontrol dan keamanan yang lebih baik, membuat log perubahan secara otomatis, dan menautkan log perubahan ke pengguna individual.
Apa yang dilakukan manajemen akses pengguna? Setiap pengguna dalam sistem menerima identifikasi pengguna yang unik, terkait dengan nama, nomor karyawan, dan email mereka. Akun mereka ditautkan ke izin berdasarkan tim, pekerjaan, dan level, yang, pada gilirannya, ditautkan ke izin akses untuk file dan folder yang relevan. Idenya adalah bahwa setiap orang memiliki akses ke apa yang mereka butuhkan tetapi tidak lebih, yang membatasi berbagi yang berbahaya dan tidak disengaja, tetapi juga membatasi perubahan yang tidak disengaja, membatasi akses peretas jika kata sandi dicuri, dan membatasi kerusakan yang dapat dilakukan oleh virus atau program malware dari perangkat tunggal.
2).Menerapkan Matriks Kata Sandi Sangat umum bagi organisasi untuk menggunakan alat lama dengan satu akun pengguna dengan satu kata sandi bersama. Juga sangat umum bagi setiap orang untuk membuat kata sandi mereka sendiri, yang mungkin kurang aman. Menerapkan matriks kata sandi menggunakan alat khusus atau alat yang sudah ada seperti LastPass, Keeper, atau 1Password memungkinkan Anda menerapkan kontrol pusat yang aman. Di sini, semua kata sandi disimpan dalam brankas terenkripsi dan dikirim ke individu berdasarkan manajemen akses pengguna.
Saat seseorang ingin masuk ke sesuatu, mereka menggunakan alat tersebut, dan tidak perlu mengingat atau melupakan kata sandi. Ini meningkatkan keamanan sumber daya digital sekaligus mengurangi waktu terbuang terkait kehilangan kata sandi dan penyetelan ulang kata sandi. Selain itu, Anda dapat membagikan perangkat lunak lama dengan aman ke seluruh tim tanpa menimbulkan risiko keamanan siber.
3).Optimalkan Server, Jaringan, dan Penyimpanan Online Server, jaringan, dan penyimpanan online seringkali menjadi hambatan utama untuk digitalisasi bisnis. Jaringan yang ada mungkin tidak memiliki kapasitas untuk mengikuti lalu lintas baru, permintaan API dari alat digital dan cloud baru, atau muatan data baru. Penting untuk meninjau jaringan Anda termasuk server, jaringan, dan total kapasitas penyimpanan (termasuk cloud) untuk: Merampingkan transfer data Prioritaskan lalu lintas selama penggunaan puncak Mengatur data Pertahankan kualitas Di sini, beberapa reorganisasi jaringan atau repriritisasi mungkin diperlukan, tetapi Anda harus melibatkan TI. Apa yang berubah, mengapa, dan berapa banyak? Apa yang bisa ditangani jaringan?.
Baca Juga
- Lonjakan mayoritas harga aset kripto
- Coinex Menyelesaikan Dengan Jaksa Agung NY, Membayar Denda $1,7 juta; Mengumumkan Keluar dari Pasar AS
- Tidak Bisa Withdraw! Member Aplikasi Wpone Diminta Top Up Rp 800 Ribu Agar Bisa WD, Penipuankah?
- Aplikasi Wpone Hilang dari Playstore, Apakah tidak ada Aplikasi Pengganti?
- Strategy ETF atau BITX dari Volatility Shares sebagai ETF kripto leverage pertama di AS
4).Mengotomatiskan Proses Sumber daya digital hemat biaya karena dapat diotomatisasi dan disederhanakan. Sebagian besar organisasi menjalankan banyak proses yang dapat diotomatisasi, seringkali untuk meningkatkan kualitas proses dengan mengurangi kesalahan manual. Beberapa di antaranya: Pencadangan server harian Perutean ulang lalu lintas dan pengoptimalan Pencadangan dan salinan dokumen Pengajuan dokumen Dokumentasi (Perubahan log, komentar, dll.).
Pemantauan aktivitas Otomasi berarti bahwa proses dan alur kerja manual dan berulang dapat dengan mudah mengatur dirinya sendiri. Ini mencakup hal-hal sederhana seperti mentransfer dokumen untuk dicetak, menyetujui dokumen untuk dicetak atau dikirim, membuat backlog, dll. Kemungkinannya, perkakas Anda sudah mendukung otomatisasi proses ini, yang akan sangat meningkatkan manajemen.
5).Menegakkan Standar di Seluruh Organisasi Sangat penting bahwa setiap orang di organisasi Anda berada di halaman (digital) yang sama. Setiap orang harus menggunakan standar, proses, jenis file, dan perangkat lunak yang sama jika memungkinkan. Menciptakan lingkungan digital yang seragam berarti semuanya mudah diatur, dikatalogkan, dan dikontrol. Ini sangat penting untuk menandai, mengarsipkan, mengatur, dan menyimpan sumber daya digital.
Beberapa proses yang harus distandarisasi di seluruh organisasi meliputi: Dokumentasi Cadangan Pelaporan Berbagi/Mengirim File Protokol email Format file untuk dokumen, gambar, sumber daya grafis, dll. Jika Anda dapat menstandarkan format dan proses di seluruh organisasi, setiap orang dapat dengan mudah berinteraksi dengan orang lain, dan satu orang dapat dengan mudah mengelola file digital.
6).Pertimbangkan keamanan siber Sumber daya digital menciptakan risiko keamanan siber baru, tetapi perubahan ini bergantung pada organisasi Anda, industri Anda, dan apakah Anda menggunakan server fisik atau cloud. Setiap server, program SaaS, atau API rentan dan penting untuk mengambil langkah-langkah untuk melindunginya. Ini mungkin berarti memanfaatkan alat cloud dengan enkripsi bawaan. Ini mungkin berarti mem-sandbox aplikasi atau file yang berisiko untuk menjauhkannya dari server lainnya. Ini mungkin berarti menerapkan penilaian risiko keamanan siber yang komprehensif dan mengintegrasikan proses dan standar baru untuk melindungi organisasi Anda.
Minimal Anda harus menjalankan firewall jaringan, menggunakan otomatisasi untuk memindai malware, mengenkripsi transfer data, dan mengenkripsi server. Penting juga untuk memastikan bahwa perangkat lunak dan firmware selalu diperbarui di setiap perangkat di jaringan Anda, termasuk router, server, printer, dan stasiun kerja, karena salah satunya dapat menjadi titik masuk bagi peretas, yang membahayakan sumber daya digital Anda.
7).Latih Karyawan untuk Menggunakan Sumber Daya Digital Semakin sedikit pengetahuan karyawan Anda dengan suatu teknologi, semakin penting untuk menerapkan pelatihan sebagai bagian dari upaya digitalisasi atau pengoptimalan. Lakukan analisis untuk menentukan seberapa mahir individu dan tim dengan teknologi yang mereka gunakan dan implementasikan pelatihan digital atau tatap muka untuk remediasi jika diperlukan.
Beberapa poin kunci biasanya meliputi: Standar/proses di seluruh organisasi Memanfaatkan alat khusus seperti Office, Adobe, dll. Menggunakan VPN, server, dll. Menggunakan pengaturan cetak baru Keamanan cyber Cara otomatisasi bekerja dan apa yang dilakukannya Pelatihan sangat bergantung pada program mana yang Anda gunakan, seberapa banyak otomatisasi yang Anda gunakan, dan seberapa akrab karyawan dengan digital.
Manajemen sumber daya digital seringkali tentang menciptakan standar di seluruh organisasi, memastikan bahwa jaringan dan alat yang ada dapat menangani lalu lintas, mengoptimalkan manajemen file digital termasuk pencadangan, penyimpanan, dan keamanan, serta proses. Dan, Anda harus memastikan bahwa setiap orang yang menggunakan sumber daya digital mengetahui cara menggunakannya, dapat mengaksesnya dengan aman, dan bahwa protokol manajemen perubahan dan akses tersedia.
